PROSES BISNIS PENGELOLAAN PESANAN PELANGGAN

Proses Bisnis Pengelolaan Pesanan Pelanggan

Proses bisnis pengelolaan pesanan pelangan meliputi aktivitas :

•  Permintaan informasi
• Pembuatan kontrak
• Penerimaan pesanan
• Pengiriman
• Penagihan

1. Permintaan Informasi : Proses bisnis pengelolaan pesanan pelangan sering dimulai dengan suatu permintaan informasi dari pelanggan atau permintaan suatu quation.Quation adalah dokumen yang dikirimkan ke pelanggan guna memberikan informasi mengenai produk, harga, ketersediaan produk dan informasi pengiriman.
2. Pembuatan Kontrak : Perjanjian legal sebelum menjual kepada pelanggan sebagai suatu kebijakan perusahaan. Pembuatan kontrak ini kadang kala tidak diperlukan oleh perusahaan.
3. Penerimaan Pesanan : Memasukan pesanan atau order entry menyiapkan dokumen pesanan penjualan. Penerimaan pesanan biasanya berisi penentuan harga (menggunakan sistem informasi enterprise resource planning (ERP)) dan berisi pemeriksaan ketersediaan barang.
4. Pengiriman : Aktivitas pengiriman diawali dengan penyiapan dokumen pengiriman yang disebut delivery.
5. Penagihan : Dokumen delivery dimasukkan dalam jadwal penagihan dan difakturkan. Faktur untuk pengiriman disiapkan dan diberikan kepada pelanggan.

Ilustrasi ERP

1. Record Master Pelanggan
2. Field Data

Crate Customer:  

•  Initial Screen
• Control Data screen
• Marketing
• Payment Transaction
• Unloading Points
• Foreign Trade
• Contact Person
• Account Management
• Payment Transaction
• Correspondence
• Insurance
• Sales
• Shipping
• Billing
• Taxes
• Layar Output
•  Partner Function

Standar Pemrosesan Pesanan pada SAP R/3 

     Standar pemrosesan pesanan adalah istilah yang menjelaskan proses bisnis pengelolaan pesanan pelanggan yang pesanan pelanggan dimasukkan dari persediaan barang jadi.

       Pertama-tama diterbitkan sebuah quotation, maka pesanan akan dibuat jika pelanggan memerlukan pengiriman barang atau jasa. Standar pesanan penjualan berisi informasi mengenai harga, jumlah, dan tanggal (tanggal pengiriman, tanggal penyerahan, dsb). Sesudah suatu pesanan dibuat dan diproses, dokumen delivery dibuat. R/3 menghitung tanggal pengiriman yang diharapkan menggunakan tanggal pengiriman dan waktu transit ke pelanggan. Data ini tersedia dalam record master pelanggan.

 

Pengendalian Siklus Transaksi pada Pemrosesan Pesanan

Pengendalian siklus transaksi didasarkan pada fungsi yang dipisah dalam suatu proses bisnis

1. Input pesanan : memberitahukan kepada pelanggan bahwa pesanan telah diterima dan sedang diproses, harga yang dimasukkan disetujui oleh manajemen atau fungsi organisasi yang independen dari fungsi penjualan, dan faktur terpisah dikirimkan dan dilanjutkan ke penagihan
2. Kredit : kredit pelanggan diverifikasi dahulu ke bagian pengiriman barang.
3. Barang Jadi : barang jadi diambil sesuai dengan yang ada pada picking list, informasi pengambilan dimasukkan untuk memperbarui informasi pengiriman, record persediaan diperbarui dan barang akan dilanjutkan ke bagian pengiriman.
4. Pengiriman : Bagian pengiriman menerima perintah pengiriman setelah cocok dengan pesanan yang ada pada picking list bersama dengan barang yang dipesan. Informasi pesanan yang ada pada daftar pengepakan disiapkan secara independen. Dokumentasi pengiriman disiapkan dan database pesan diperbarui. Bagian ini menyiapkan bill of lading. Tembusan daftar pengepakan dan bill of lading diikutkan dalam pesanan pelanggan ketika dikirimkan.
5. Penagihan : Menyiapkan faktur untuk pesanan yang tampak pada daftar penagihan, melakukan verifikasi pesanan. Bagian penagihan membuat faktur yang berisikan total pembayaran, biaya angkut (jika ada) dan pajak (jika ada). Faktur dikirim ke pelanggan dan dicatat pada jurnal penjualan serta pemberitahukan dikirm ke bagian piutang dagang.
6. Piutang Dagang dan Buku Besar : piutang dagang menangani informasi rekening pelanggan secara periodik mengirimkan laporan piutang kepada pelanggan. Bagian piutang dagang tidak mempunyai akses ke record keuangan (buku besar piutang dagang) dan record keuangan independen dari proses pembuatan faktur.

Proses Bisnis Manajemen Akun Pelanggan

        Proses ini kerap kali terintegrasi dengan proses pengumpulan pembayaran pelanggan.
Piutang Dagang : Piutang dagang mewakili uang yang dimiliki oleh pelanggan untuk barang dan jasa yang telah dijual yang dimasukkan ke dalam rekening.
     Secara konsep, prosedur piutang dagang sederhana. Buku pembantu dari rekening individu dikelola dengan menggunakan rekening pengendalian dalam buku besar. Remittance advices dirute dari fungsi penerimaan kas; kredit memo dan penyesuaian faktur lainnya di-rute ke departemen piutang dagang dari departemen penagihan. Debit dan kredit di-posting ke rekening individual; secara periodik, laporan disiapkan dan dikirim ke pelanggan. Daftar umur piutang dagang disiapkan sebagai produk dari laporan yang dikirimkan. Laporan kredit khusus juga disiapkan.
         Ada dua pendekatan dasar pada aplikasi piutang dagang: proses open item dan balance forward.

Pemrosesan data piutang dagang dapat lebih kompleks oleh karena volume transaksi dan jumlah rekening yang masih ada.

Pengendalian Transaksi pada Proses Bisnis Piutang Dagang

          Yang terpenting adalah pemisahan pada fungsi-fungsi yang ada dalam proses bisnis.

1. Penerimaan Kas : Slip pembayaran pelanggan dilanjutkan ke piutang dagang untuk diposting dari penerimaan kas. Piutang dagang tidak punya akses ke kas atau memeriksa pembayaran
2. Penagihan : faktur, memo, memo kredit, dan penyesuaian faktur lainnya dirutekan kepiutang dagang untuk diposting ke rekeing pelanggan. Penagihan tidak punya akses langsung kepencatatan piutang dagang
3. Piutang dagang : mengelolah buku bantu piutang dagang. Rekening kontrol dikelola oleh departemen buku besar. Debit dan kredit diposting kerekening pelanggan dari bukti pembayaran faktur dan dokumen lain. Secara periodik laporan pelanggan dikirim secara langsung kepelanggan oleh departemen piutang dagang.
4.  Kredit : menyetujuhi retur dan potongan penjualan dan penyesuaian lainnya untuk rekening pelanggan, menilai dan menyetjuhi raja saldo, umur piutang, memulai memo (dokumen), pengapusan untuk membebani rekening, membebani rekening dengan kerugian piutang.
5. Buku besar : mengelola rekening pengendali piutang dagang. Debit dan kredit diposting direkening pengendali piutang dagang dari jurnal dan hasil pencocokan dengan totl pengendali yang diterima dari penagihan dan penerimaan kas. Jumlah ini direkonsiliasi ke control total dan dikirm ke buku besar langsung dari piutang dagang.
6. Retur dan Potongan Penjualan : Bagian ini memerlukan pengendalian yang hati-hati. Jumlah potongan dinegoisasikan antara pelanggan dan departemen penerima pesanan penjualan. Potongan dipertimbangkan dan disetujui oleh fungsi yang independen. Setelah potongan diotoritasi dan disetujuhi, bagian penagihan akan membuat memo kredit.
7. Bagian penerimaan : melanjutkan memo retur penjualan kedepartemen kredit. Departeman kredit menyutujuhi memo retur penjualan dan melanjutkan kebagian penagihan. Memo retur penjualan yang telah disetujuhi diotorisasi oleh bagian penagiahan untuk menerbitkan memo kredit.   

       Pengapusan piutang dagang : departemen kredit memulai proses penghapusan dengan menyiapkan  memo pengapusan yang disetujuhi oleh treasurer. Bagian piutang dagang melaukan otorisasi untuk rekening yang dihapus setelah menerima memo penghapusan. Tembusan memo penghapusan juga dikirimkan kepihak ke tiga yang independen. Karyawan akan menahan pembayaran dari pelanggan dan mengatur rekening pelanggan sebagai yang telah dihapus sehingga pelanggan tidak akan ditagih kembali.

Proses Bisnis Kas Yang Diterima Rekening

      Proses bisnis kas yang diterima pada rekening digunakan ketika pelanggan masih memiliki saldo. Pembayaran pelanggan harus selalu diakui. Pengakuan pembayaran merupakan pengendalian yang penting. Piutang dagang yang telah dicatat yang akan dibayarkan perlu pengendalian dari penerimaan pembayaran.

Pemisahan fungsi fungsi juga pengendalian yang harus dilakukan.

1. Mailroom : pembayaran akan diterima dalam mailroom. Surat akan dibuka san cek serta bukti pembayaran akan dipisahkan. Cek disahkan dan dijumlahkan. Daftar pembayaran uang berisi pembayaran yang diterima, disiapkan. Tembusan daftar pembayaran dan bukti pembayaran diberikan ke bagian piutang dagang. Cek dan kontrol total diberikan kepenerimaan kas. Tembusan daftar pembayaran dan kontrol total disimpan urut tangga
2. Penerimaan kas : cek diterima dari mailroom dengan penerimaan kas dari penjualan tunai dan slip setoran disiapkan. Daftar pembayaran dan kontrol total dicocokan dengan slip setoran dan perjanjian dengan jumlah yang telah disetujuhi. Dan memposting jurnal penerimaan kas dan melajutkan kan nya kebuku besar. Daftar pembayaran, kontrol total, dan tembusan slip disimpn urut tanggal. Deposit dilanjutkan seluruhnya ke bank.
3. Piutang dagang : piutang di posting ke rekening piutang dagang, yang diposting ke buku besar adalah totalnya. Control total dicocokkan dengan daftar pembayaran. Piutang dagang diurutkan dan disimpan urut pelanggan. Daftar pembayaran dan tembusan control total yang diposting disimpan urut tanggal dan tembusan control total dilanjutkan ke buku besar.
4. Buku besar : Jurnal dari penerimaan kas dan control total diterima dari rekening piutang dagang untuk dibandingkan. Jumlahnya kemudian diposting ke buku besar. Sumber posting ke buku besar adalah jumlah jurnal dari kasir sejumlah pembayaran yang diterima untuk didepositkan. Jumlah ini harus direkonsiliasikan dengan total item yang diposting ke buku besar piutang dagang. Jurnal dan control total disimpan urut tanggal.
5. Bank : Bank menerima setoran dan melakukan validasi tembusan slip setoran. Tembusan slip setoran yang telah divalidasi dikembalikan ke audit internal. Slip setoran yang telah divalidasi disimpan urut tanggal.
6. Audit Internal : Audit Internal menerima laporan bank secara periodik. Rekonsiliasi bank secara independen merupakan pengendalian yang penting dalam proses bisnis penerimaan kas.

Sistem Pengumpulan Lock-Box

      Dalam pengumpulan piutang dagang, waktu adalah uang. Jika suatu perusahaa tidak dapat mempengaruhi pelanggan untuk membayar secara lebih cepat, ia dapat menggunakan sistem lock-box deposit untuk mengurangi float. Sistem lock-box deposit adalah pembayaran pelanggan yang dikirim secara langsung ke bank dan dikreditkan ke rekening perusahaan sebelum diposting direkening pelanggan.

 

Proses Bisnis Penjualan Tunai

       Perbedaan signifikan antara proses bisnis penjualan tunai dan proses bisnis kas yang diterima pada rekening, adalah tidak adanya pencatatan aset sebelumnya (saldo rekening pelanggan) pada proses bisnis penjualan tunai. Pembuatan dokumen awal dari penjualan tunai merupakan poin utama pada sistem pengendalian.

          Penjualan tunai dicatat pada register kas atau alat pengaman lainnya untuk menyediakan dokumentasi. Penerimaan penjualan disiapkan dan diterbitkan untuk pelanggan. 

        Audit pelanggan, pembuatan dokumen awal dari penjualan tunai merupakan poin utama pada sistem pengendalian.Penjualan tunai dicatat pada register kas atau alat pengaman lainnya untuk menyediakan dokumentasi. Penerimaan penjualan disiapkan dan diterbitkan untuk pelanggan.Audit pelanggan merupakan istilah umum yang digunakan untuk menjelaskan prosedur dimana tindakan pelanggan sebagai pengendalian pada dokumentasi awal transaksi. Penentuan harga item merupakan teknik audit pelanggan. Selain itu teknik yang berkaitan dengan faktur penjualan seperti memberikan hadiah akan menarik pelanggan untuk lebih membaca faktur dan juga bunyi register kas seperti bel atau lonceng ketika dibuka juga digunakan agar pelanggan memberikan perhatian  pada jumlah sesungguhnya yang ada pada register. Mengirimkan laporan bulanan (agar pelanggan memeriksa sendiri rekeningnya) dan menyediakan pelanggan dengan bukti pembayaran merupakan contoh dari teknik customer audit.

         Supervisi bertugas mengobservasi kinerja stafnya. Teknik supervisi mencakup penggunaan professional shopper, yaitu orang yang disewa untuk membeli barang pada perusahaan eceran dengan tujuan mengobservasi pencatatan transaksi.
       Teknik Imprest digunakan untuk mengendalikan penerimaan kas dengan cara yang sama yang digunakan dalam pegendalian pengeluaran kas kecil tetapi biasanya kurang akurat. Petugas klerikal diberi sejumlah tiket bernomor urut dan harus mempertanggung jawabkan nilai penjualannya atau tiket yang dimilikinya. Pemborong eceran harus mempertanggungjawabkan nilai eceran barang yang dimilikinya.Pengendalian ini diaplikasikan dengan metode laba kotor atau metode analisi penjualan eceran untuk mengestimasi tingkat persediaan.